Für alle von der COVID-19 Krise betroffenen Unternehmen sind die Sicherheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter von größter Bedeutung. In solch einer ungeplanten Situation sind Sie möglicherweise gezwungen Büros zu schließen, Reisen einzuschränken und Homeoffice in großem Umfang zu ermöglichen, um das Ausmaß des potentiellen Risikos zu verringern, dem Ihre Belegschaft ausgesetzt ist. Es wird somit zu einer Geschäftsnotwendigkeit, den Mitarbeitern Kommunikationswerkzeuge zur Verfügung zu stellen, um effektiv, einfach und sicher in Verbindung zu bleiben und erreichbar zu sein. Sie sind Neuling auf dem Gebiet Homeoffice? Dann haben wir hier ein paar Tipps parat:

1. Ihr Arbeitsplatz zu Hause – Vermeiden Sie Konzentrations-Killer

Im Homeoffice neigt man dazu, alltägliche Dinge nebenher zu erledigen. Die Spülmaschine muss ausgeräumt werden, die Wäsche hängt sich ebenfalls nicht von alleine ab. Suchen Sie sich daher einen separaten Raum, in dem Sie in Ruhe arbeiten können. Vermeiden Sie Störgrößen, die Ihre Konzentration beeinflussen. Idealerweise verfügt Ihr Zuhause über einen separaten Raum, der sich als Büro umfunktionieren lässt. Achten Sie dabei auf ausreichende Helligkeit und Bewegungsfreiheit sowie eine ordentliche Umgebung. Vermeiden Sie das Arbeiten vom Sofa oder aus dem Bett. Auch wenn dies verlockend klingen mag, sollten Sie diese Orte bewusst als Zonen für Freizeit und Entspannung wahren.

2. To-Do Listen – Klare Ziele geben Ihrem Tag Struktur

Bei der Heimarbeit wird es keinen Vorgesetzten geben, der Sie stündlich kontrolliert – Sie sind also in der Pflicht, sehr eigenverantwortlich zu arbeiten, trotz Ihrer neuen Freiheiten. Jeder Homeoffice-Tag sollte strukturiert sein und ein Tagesziel verfolgen. Machen Sie sich daher kurz vor Feierabend einen Plan für den nächsten Tag und stellen Sie To-Do-Listen auf. Fragen Sie sich dabei: Welches Ziel möchte ich morgen bis zum Feierabend erreicht haben? Welche Aufgaben muss ich dafür erledigen?

3. Dresscode im Homeoffice – Pyjama oder Business Look?

Aufzustehen, im Pyjama einen Kaffee zu trinken und direkt mit dem Job loszulegen hat bestimmt einen gewissen Reiz. Für die meisten gilt aber: Kleiden Sie sich bequem, aber angemessen. Das wird Ihnen helfen, den Arbeitsmodus einzulegen und sich richtig zu fokussieren.

4. Arbeitszeit – Pausen sind auch zu Hause wichtig

Wenn Sie sich schon kleiden, als wären Sie in einem Büro, sollten Sie auch andere Gewohnheiten auf Ihre Heimarbeit übertragen. Machen Sie Pausen. Eine einstündige Mittagspause ist ein perfekter Energielieferant, um Ihren Kopf wieder auf Touren zu bekommen. Machen Sie bewusst Feierabend. Der Heimarbeitsplatz sollte nicht dazu führen, dass Sie sich außerhalb Ihrer Arbeitszeiten mit ihren Aufgaben befassen.

5. IT-Sicherheit – Im Homeoffice unumgänglich

Im Idealfall besitzen Sie ein mobiles Equipment, welches Sie einfach mit nach Hause nehmen und dort anschließen können. Alternativ ist aber auch die Nutzung des privaten Equipments möglich. Wichtig ist, bei beiden Varianten, die IT-Sicherheit zu gewährleisten, sowohl auf den Geräten selbst, als auch die Verbindung zum Firmennetzwerk, die über VPN erfolgen sollte. Sprechen Sie also mit Ihrer IT-Abteilung über die Einrichtung und die entsprechenden Sicherheitsrichtlinien Ihres Unternehmens. Häufig gibt es dafür Leitfäden, die den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.

6. Kommunikations-Tools – Virtuelles Teamwork kann Meetings ersetzen

Neben der klassischen telefonischen Kommunikation gibt es einige Tools, mit denen Dokumente ausgetauscht, Chats ermöglicht und Videokonferenzen durchgeführt werden können. Wichtig ist, dass auch hier die IT-Sicherheit, gerade wenn unternehmensinterne Daten verschoben werden, gewährleistet ist. Viele Tools vereinen verschiedene Funktionen, die für einige Bereiche besser geeignet sind, als ein Telefonat. Hierbei sollte sichergestellt sein, dass alle Kollegen die gleichen Kommunikationskanäle nutzen und eine Erreichbarkeit gewährleistet ist. Nur so kann eine gute Kommunikation auch von zu Hause aus aufrechterhalten werden. Hier finden Sie einige Produkte, die von uns für das Arbeiten von zu Hause angeboten werden.

7. Regelmäßige Absprachen – Updaten Sie Ihre Kollegen

Was im Büro oftmals mit einem Satz, einem einfachen Nicken oder einem Klopfen zwei Türen weiter erledigt ist, stellt Sie aus dem Homeoffice vor andere Herausforderungen. Kommunizieren Sie daher noch klarer, damit möglichst wenige Missverständnisse oder Informationsverluste entstehen. Einigen Sie sich im Team auf für Sie geeignete Info-Routinen. Dies kann zum Beispiel in Form eines Chatrooms, einer regelmäßigen Video- oder Telefonkonferenz oder durch eine einfache Mail erfolgen. Regelmäßige Updates erleichtern die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen und Vorgesetzen und stellen ein funktionierendes Tagesgeschäft auch dann sicher, wenn man sich eine Weile nicht sieht.

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