Messaging und mehr: Vernetzung und Zusammenarbeit
Überblick standortübergreifend
Die Bitburger Braugruppe mit Hauptsitz in Bitburg in der Eifel gehört zu den ganz Großen in der Bierbranche. Mit rund 1.800 Mitarbeitern und neun regional verankerten Biermarken exportiert Bitburger in über 60 Länder.
Für die acht Verkaufs- und Produktionsstandorte der Bitburger Braugruppe sollte eine einheitliche neue Telefonanlage geschaffen werden, die die Zusammenarbeit untereinander optimal unterstützen sollte. Darum wünschte man sich keine reine Telefonie-Lösung: das Stichwort hier heißt Unified Communication & Collaboration, kurz UCC. Ein Leistungsstandard, der gerade von der jüngeren Generation zunehmend eingefordert wird. Wer die Möglichkeiten, die ein solches System bietet, einmal kennengelernt hat, möchte sie nicht mehr missen.
Die Entscheider hatten klare Vorstellungen, was ihre neue Lösung beherrschen sollte. Neben den üblichen Leistungsmerkmalen rund um Telefonie und digitale Faxfunktion waren vor allem CTI-Merkmale gewünscht: „computer telephony integration“, also die Integration von Telefon und PC, eine zentrale und komfortable Verwaltung von Kontaktdaten und eine Partnerleiste. Mit ihrer Hilfe kann man jederzeit sehen, welche Kollegen gerade verfügbar sind, telefonieren, im Urlaub oder in einem Termin sind. Und das völlig unabhängig vom Standort. Zusätzliche Collaboration-Merkmale wie Desktop Sharing oder Videokommunikation waren für den Start noch nicht entscheidend, sind aber in der gefundenen Lösung bereits angelegt.
Ein Port ist ein Teil einer Netzwerkadresse und bedeutet übersetzt „Hafen“ oder „Anschluss“. Ports erlauben die Kommunikation zwischen dem eigenen Computer mit anderen Computern oder dem Internet und durch sie können Datenpakete im Internet stets einer passenden Anwendung zugeordnet werden. Bildlich dargestellt verschicken Computer Daten in kleinen Paketen. Der Port wird als Empfänger auf das Paket geschrieben. Das Paket wird dann durch die Tür mit der richtigen Nummer durchgelassen und versendet.
Der Begriff Mobility ist ein Begriff aus der Informationstechnologie und beschreibt prinzipiell alle Trends rund um Mobilgeräte und mobiles Internet. Dieser geht auf das sich wandelnde Arbeitsumfeld zurück, bei dem Mobilität, Vernetzung und Flexibilität mehr denn je gefragt sind. Grundlegende Voraussetzungen für digitale Mobilität sind ein zuverlässiger Netzzugang, mobil vernetzte Endgeräte und leicht nutzbare Anwendungen. Daneben spielen Datensicherheit, Datenschutz, Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit eine Rolle. Mobility kann z.B. durch DECT‑, WLAN‑, BYOD-Lösungen umgesetzt werden.
Die Computer Telephony Integration (CTI) bezeichnet die Verbindung von Telekommunikation und Computer / IT, um ein computergestütztes Telefonieren zu ermöglichen. Telefonate können über den Computer angenommen, gesteuert, weitervermittelt und beendet werden. Auch Telefonkonferenzen sind möglich. Eine automatische Anruferidentifikation ruft die in der Datenbank gespeicherten passenden Kundendaten auf dem Bildschirm auf.
Mobiles Arbeiten als entscheidender Vorteil
Ebenfalls ein ausschlaggebender Faktor für die Bitburger Braugruppe war das Stichwort Mobility. Kollegen im Außendienst oder solche am Heimarbeitsplatz sollten ebenso in das Netz integriert sein wie die am Standort. Vor allem dieser Punkt wird von Kunden immer häufiger gefordert. Denn wer heute junge, leistungsbereite Mitarbeiter für sich gewinnen will, kommt kaum mehr darum herum, Möglichkeiten für mobiles Arbeiten anzubieten. Ein Vorteil dabei: Telefonate werden immer unter der offiziellen Büro-Nummer geführt. Läuft das Telefonat über das – vielleicht sogar private – Handy, wird dessen Nummer dem Gesprächspartner nicht angezeigt.
Für das geplante Projekt im Bereich Unified Communication & Collaboration kam der Hersteller innovaphone zum Einsatz, ein reines VoIP-System, das wir immer wieder gerne und mit sehr guten Erfolgen für eine Telefonie und UCC-Lösung einsetzen. effexx beobachtet laufend den Markt, prüft Neuentwicklungen und stellt auch die angebotenen Produkte immer wieder auf den Prüfstand. Denn sowohl die Leistung eines Systems als auch die Zusammenarbeit mit dem Hersteller muss stimmen. effexx ist grundsätzlich herstellerneutral, steht aber hundertprozentig hinter den angebotenen Lösungen. innovaphone als Telefonie-und UCC-Lösung ist nicht in jedem Fall passend – aber wenn das System passt, dann empfehlen wir es sehr gern.
Die Entscheidung für oder gegen ein bestimmtes System ist nicht immer leicht. Neben den harten Fakten sind auch weiche Faktoren entscheidend: Wie einfach und benutzerfreundlich ist die Oberfläche? Wird das System von der Belegschaft akzeptiert und genutzt? Wie „liegt es in der Hand“? Wie hoch ist die Kostenersparnis der gewählten UC-Lösung? Um solche Fragen zu klären, prüfte die Bitburger Braugruppe das innovaphone-System über ein halbes Jahr lang auf Herz und Nieren. Und waren schließlich überzeugt.
Die Vorteile einer Unified Communications-Lösung liegen auf der Hand, vergleicht man sie mit der herkömmlichen Situation: E‑Mails tauchen im Posteingang auf. Faxe purzeln aus dem analogen Fax – sofern gerade nicht der Toner oder das Papier leer ist. Und Voice-Mails landen auf dem Anrufbeantworter, den niemand so richtig gerne bedient. Soll dann das Fax an drei Ansprechpartner weitergereicht werden, oder sucht man eine bestimmte Information, fängt die Arbeit erst richtig an.
Unified Communications bedeutet dagegen, kurz gefasst: Alle Informationen werden im gleichen Topf gesammelt – dem Posteingang. Faxe hängen einfach als PDF-Anhang an einer E‑Mail und können leicht weitergeleitet oder durchsucht werden. Und Voice-Mails lassen sich per Mausklick abspielen. Die UC-Lösung trägt so maßgeblich zur Prozessoptimierung bei.
Ganz wesentlich für den Erfolg eines solchen Projekts ist die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Nutzen sie das System später nicht, dann war auch der günstigste Preis dafür zu hoch. Im Fall der Bitburger Braugruppe sorgte die ausführliche Testphase für die nötige Sicherheit, dass das System angenommen würde. Darüber hinaus unterstützt effexx bei Bedarf auch bei der Schulung der Mitarbeiter. Die daraus resultierende Steigerung der Erreichbarkeit durch die eingesetzte UC-Lösung war enorm.
Kommunikation unternehmensübergreifend: Unified Communication & Collaboration
In manchen Branchen kann sogar eine unternehmensübergreifende Vernetzung sinnvoll sein. Nutzen etwa Kunde und Lieferant das gleiche System, können die jeweiligen Ansprechpartner genauso direkt zusammenarbeiten wie hausinterne Kräfte. Man sieht beispielsweise gegenseitig in der Partnerleiste, ob der jeweils andere gerade für ein Gespräch verfügbar ist.
Neben innovaphone setzt effexx auch Anlagen weiterer Hersteller im Bereich Unified Communication & Collaboration um, Alcatel Lucent oder Caseris sind zwei Beispiele. Die Frage im Vorfeld ist immer: Was genau braucht der Kunde? Denn jede Lösung hat ihre eigenen Stärken und Schwerpunkte. Uns ist es wichtig, unsere Kunden dazu im Vorfeld ausführlich zu beraten.
Auf einen Blick
Für die Bitburger Braugruppe mit acht Standorten und rund 1.800 Mitarbeitern setzte effexx eine komplett neue innovaphone-Telefonanlage um. Die Entscheidung für das System fiel nicht zuletzt wegen der umfangreichen Leistungsmerkmale im Bereich Unified Communication & Collaboration, die innovaphone von Haus aus mitbringt.
Projektdetails
- 8 Standorte der unterschiedlichen Marken
- Intensive Testphase über 8 Monate
- Rund 1.800 Ports
Case Studies
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